ODTWORZENIE AKTU STANU CYWILNEGO
Wersja strony w formacie XML| Kategoria sprawy | akta stanu cywilnego |
|---|---|
| Komórka odpowiedzialna | Urząd Stanu Cywilnego |
URZĄD STANU CYWILNEGO W MROCZY
Urząd Miasta i Gminy w Mroczy
Plac 1 Maja 20
89-115 Mrocza
Godziny otwarcia urzędu:
poniedziałek, środa, czwartek: 7:00–15:00
wtorek: 7:00–16:00, piątek: 7:00–14:00
Elektroniczna skrzynka podawcza urzędu do złożenia wniosku w formie
elektronicznej dostępna jest poprzez portal eDoręczenia:
edoreczenia.gov.pl AE:PL-26893-10211-SGTRH-19
I. Wymagane dokumenty
Wniosek o odtworzenie aktu urodzenia.Wniosek o odtworzenie aktu małżeństwa.
Wniosek o odtworzenie aktu zgonu.
I. ZAGRANICZNEGO AKTU STANU CYWILNEGO
- wniosek o odtworzenie aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu,
- oryginał dokumentu potwierdzającego zdarzenie lub jego uwierzytelniona kopia,
- urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski przez tłumacza przysięgłego lub polskiego Konsula,
- oryginał dowodu wniesienia należnej opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia,
- dokument tożsamości osoby zgłaszającej wniosek – do wglądu.
II. KRAJOWEGO AKTU STANU CYWILNEGO, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego
- wniosek o odtworzenie treści aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu z oświadczeniem strony, że uprzednio nie występowała z wnioskiem o odtworzenie,
- dokument zawierający dane wymagane do odtworzenia treści aktu stanu cywilnego (np. odpis zupełny aktu stanu cywilnego) – dokument taki nie jest wymagany, gdy Kierownik sam jest w posiadaniu dokumentów umożliwiających odtworzenie aktu stanu cywilnego,
- zaświadczenie z USC, w którym akt powinien się znajdować, stwierdzający zniszczenie lub zaginięcie całości lub części księgi stanu cywilnego,
- oryginał dowodu wniesienia należnej opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia,
- dokument tożsamości osoby zgłaszającej wniosek – do wglądu.
II. Opłaty
Opłata skarbowa w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia.
Opłatę uiszcza się w Biurze Obsługi Klienta (wyłącznie kartą) lub na konto Gminy Mrocza:
Bank Spółdzielczy Koronowo Oddział Mrocza, Plac 1 Maja 19, Nr konta 03 8144 0005 2004 0040 0114 0003
III. Termin załatwienia sprawy
Do miesiąca, w sprawach szczególnie skomplikowanych do dwóch miesięcy.
IV. Miejsce załatwienia sprawy
Urząd Stanu Cywilnego, I piętro, biuro nr 204a
VI. Tryb odwoławczy
Odwołanie w sprawie odmowy odtworzenia aktu stanu cywilnego rozpatruje Wojewoda Kujawsko-Pomorski w Bydgoszczy za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Mroczy.
Termin odwołania: 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
VII. Podstawa prawna
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 594) art. 2, art. 22, art. 31, art. 109, art. 110, art. 111, art. 112, art. 133)Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572),
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1154).
VIII. Dodatkowe informacje
I. ZAGRANICZNEGO AKTU STANU CYWILNEGO:
1. Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.
2. Nie można odtworzyć aktu stanu cywilnego, jeżeli zdarzenie nastąpiło za granicą, ale akt nie został zarejestrowany, w ogóle nie istniał.
3. Z wnioskiem o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego Kierownika USC w kraju.
4. Kierownik USC odmawia dokonania odtworzenia, jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie lub potwierdza on zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, lub odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Wniosek może złożyć: osoba, której akt dotyczy, wstępni (rodzice, dziadkowie), zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo, małżonek. Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o odtworzenie treści, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
6. Jeżeli obywatel polski zawierający małżeństwo w zagranicznym USC nie złożył oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, może je złożyć wraz z wnioskiem o odtworzenie treści aktu małżeństwa do polskiej księgi małżeństw, a gdy małżeństwo zawierali obywatele polscy, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
7. Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek za pośrednictwem polskiego Konsula.
8. Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w USC wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski. Urzędowego tłumaczenia może dokonać:
- tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości),
- tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
- polski Konsul.
II. KRAJOWEGO AKTU STANU CYWILNEGO, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego:
1. Wniosek o odtworzenie aktu stanu cywilnego może złożyć: osoba, której akt dotyczy, wstępni (rodzice, dziadkowie), zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo, małżonek, osoba, która wykaże w tym interes prawny.
2. Z wnioskiem o odtworzenie aktu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego Kierownika USC w kraju a odtworzenia dokonuje Kierownik USC, który sporządził akt stanu cywilnego lub jest właściwy do przechowywania księgi, w której akt był sporządzony.
3. Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek za pośrednictwem polskiego Konsula za granicą.
4. Kierownik USC odmawia dokonania odtworzenia, jeżeli na podstawie przedłożonych i posiadanych dokumentów, nie może ustalić, czy zdarzenie faktycznie nastąpiło, lub jeżeli przedłożony dokument wywołuje wątpliwości, co do jego autentyczności.
5. W sytuacji braku dokumentów koniecznych do odtworzenia aktu stanu cywilnego potwierdzających jego sporządzenie możliwe jest ustalenie treści aktu w sądowym postępowaniu nieprocesowym.
IX. Klauzula RODO
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016 r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:
1) Administratorami Państwa danych są:
- Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru -
- Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie.
- Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Mroczy, adres: Plac 1 Maja 20, 89-115 Mrocza, tel: 52 386 74 13, e-mail: usc@mrocza.pl. [kom1]
2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu email: iod@mrocza.pl lub pisemnie pod adres Administratora.
3) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu rejestracji zgonu tj. gdyż przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zw. z art. [kom2] 92 - 95 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego. W przypadku przekazania innych danych osobowych niż wynikające z przepisów prawa, tj. udostępnionych dodatkowo i dobrowolnie, dane osobowe będą przetwarzane gdyż osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4) Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach szczególnych, w tym o których mowa w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych tj. akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres 80 lat – akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu zgonu. Natomiast w przypadku danych podanych dobrowolnie – co do zasady do czasu wycofania przez Państwa zgody na ich przetwarzanie lub ustania celu, dla którego zostały zgromadzone.
5) Państwa dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
6) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
7) W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
8) Podanie przez Państwa danych osobowych w związku z ciążącym na Administratorze obowiązkiem prawnym jest obowiązkowe, a ich nieprzekazanie skutkować będzie brakiem realizacji celu, o którym mowa w punkcie 3. Nieprzekazanie danych udostępnianych dobrowolnie pozostaje bez wpływu na rozpoznanie sprawy.
9) Państwa dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych usługodawcom wykonujących usługi serwisu systemów informatycznych oraz usługodawcom z zakresu księgowości oraz doradztwa prawnego, a także podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Opracował/a: Agnieszka Dulińska
Zaopiniował/a: Renata Jesionowska-Zawieja
Zatwierdził: Burmistrz Miasta i Gminy Mrocza
Nr karty: RP.0143.65.2025
Ważne od: 20.12.2025
Wniosek o odtworzenie aktu małżeństwa
Wniosek o odtworzenie aktu urodzenia
Wniosek o odtworzenie aktu zgonu