WPISANIE ZAGRANICZNEGO AKTU MAŁŻEŃSTWA DO POLSKIEJ KSIEGI STANU CYWILNEGO (TRANSKRYPCJA AKTU)
Wersja strony w formacie XML| Kategoria sprawy | akta stanu cywilnego |
|---|---|
| Komórka odpowiedzialna | Urząd Stanu Cywilnego |
URZĄD STANU CYWILNEGO W MROCZY
Urząd Miasta i Gminy w Mroczy
Plac 1 Maja 20
89-115 Mrocza
Godziny otwarcia urzędu:
poniedziałek, środa, czwartek: 7:00–15:00
wtorek: 7:00–16:00, piątek: 7:00–14:00
Elektroniczna skrzynka podawcza urzędu do złożenia wniosku w formie
elektronicznej dostępna jest poprzez portal eDoręczenia:
edoreczenia.gov.pl AE:PL-26893-10211-SGTRH-19
I. Wymagane dokumenty
1. Wniosek o wpisanie do polskiego rejestru aktu małżeństwa sporządzonego za granicą, podpisany przez oboje małżonków.2. Załączniki:
- Oryginalny odpis zagranicznego aktu małżeństwa (niepodlegający zwrotowi);
- Urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego (niepodlegające zwrotowi);
- Odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem przez tłumacza przysięgłego, jeżeli jedno z małżonków jest obcokrajowcem (do uzupełnienia brakujących danych w akcie małżeństwa);
3. Do wglądu: dokument stwierdzający tożsamość.
4. Oryginał dowodu wpłaty.
II. Opłaty
Opłata skarbowa w wysokości 50 zł za odpis zupełny wydawany po wpisaniu zagranicznego aktu do rejestru.
Opłata skarbowa od złożonego dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa dla osoby załatwiającej sprawę (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu) – 17 zł.
Opłatę uiszcza się w Biurze Obsługi Klienta (wyłącznie kartą) lub na konto Gminy Mrocza:
Bank Spółdzielczy Koronowo Oddział Mrocza, Plac 1 Maja 19, Nr konta 03 8144 0005 2004 0040 0114 0003
III. Termin załatwienia sprawy
Do miesiąca, w sprawach szczególnie skomplikowanych do 2 miesięcy.
IV. Miejsce załatwienia sprawy
Urząd Stanu Cywilnego, I piętro, biuro nr 204a
VI. Tryb odwoławczy
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 594) art. 2, art. 22, art. 31, art.104, art. 105, art. 106, art. 107
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572),
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1154).
VII. Podstawa prawna
Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2023 r. poz. 2809),Ustawa z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 594),
3. Konkordat między Stolicą Apostolską i Rzeczpospolitą Polską podpisany w Warszawie dnia 28 lipca 1993 r. (Dz. U. z 1998 r. Nr 51, poz. 318),
4. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1154).
VIII. Dodatkowe informacje
1. Ważne! Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
Z wnioskiem o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w kraju.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego może złożyć: osoba, której akt dotyczy, wstępni (rodzice, dziadkowie), zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo, małżonek
Kierownik USC dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie.
Ważne! Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
Jeżeli obywatel polski zawierający małżeństwo w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego nie złożył oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, może je złożyć wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małżeństwa do polskiej księgi małżeństw, a gdy małżeństwo zawierali obywatele polscy, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek o transkrypcję aktu za pośrednictwem polskiego Konsula lub pełnomocnika.
Uwaga: zagraniczny akt stanu cywilnego nie zawierający wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki akt podlega uzupełnieniu na wniosek wnioskodawcy.
Jeżeli zagraniczny akt stanu cywilnego zawiera omyłki pisarskie, Kierownik USC może, po wpisaniu aktu do polskiej księgi, dokonać ich sprostowania na wniosek wnioskodawcy.
Podstawą uzupełnienia lub sprostowania aktu będą wcześniejsze akty stanu cywilnego osób, których akt dotyczy lub akty stanu cywilnego zstępnych.
10. Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w USC wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski. Urzędowego tłumaczenia może dokonać:
- tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości),
- tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
- polski Konsul.
11. Kierownik USC odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:
- dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości, co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
- zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,- byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
W przypadku wątpliwości, co do autentyczności dokumentu i ważności zagranicznego aktu stanu cywilnego Kierownik USC może wezwać wnioskodawcę do przeprowadzenia procesu legalizacji dokumentu.
Formy legalizacji:
- legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego Konsula,
- apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r., Nr 112, poz. 938 z późn. zm.).
IX. Klauzula RODO
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016 r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:
1) Administratorami Państwa danych są:
- Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru -
- Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie.
- Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Mroczy, adres: Plac 1 Maja 20, 89-115 Mrocza, tel: 52 386 74 13, e-mail: usc@mrocza.pl.
2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu email: iod@mrocza.pl lub pisemnie pod adres Administratora.
3) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do polskiej księgi stanu cywilnego (transkrypcja aktu) tj. gdyż przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zw. z art. 2, art. 22, art. 31, art.104, art. 105, art. 106 oraz art. 107 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego. W przypadku przekazania innych danych osobowych niż wynikające z przepisów prawa, tj. udostępnionych dodatkowo i dobrowolnie, dane osobowe będą przetwarzane, gdyż osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4) Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach szczególnych, w tym o których mowa w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych tj. akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres 80 lat – akty małżeństwa oraz oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa. Natomiast w przypadku danych podanych dobrowolnie – co do zasady do czasu wycofania przez Państwa zgody na ich przetwarzanie lub ustania celu, dla którego zostały zgromadzone.
5) Państwa dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
6) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
7) W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
8) Podanie przez Państwa danych osobowych w związku z ciążącym na Administratorze obowiązkiem prawnym jest obowiązkowe, a ich nieprzekazanie skutkować będzie brakiem realizacji celu, o którym mowa w punkcie 3. Nieprzekazanie danych udostępnianych dobrowolnie pozostaje bez wpływu na rozpoznanie sprawy.
9) Państwa dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych usługodawcom wykonujących usługi serwisu systemów informatycznych oraz usługodawcom z zakresu księgowości oraz doradztwa prawnego, a także podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Opracował/a: Agnieszka Dulińska
Zaopiniował/a: Renata Jesionowska-Zawieja
Zatwierdził: Burmistrz Miasta i Gminy Mrocza
Nr karty: RP.0143.1.2026
Ważne od: 20.12.2025